connektar: EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG im Interview zur Telematik-App der AIS GmbHHamburg, 12.09.2016 (pkl).
Die in Sittensen ansässige EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG nutzt seit einigen Jahren das bekannte Speditionssystem "WinSped" und die "CATRIN"-Tourenplanung zur Digitalisierung und Optimierung interner Prozesse - zur vollen Zufriedenheit, wie Lagerleiter Uwe Vagt berichtet. Daher war es auch die LIS AG, als Anbieter von WinSped, um deren Empfehlung man bat, als man die Einführung eines mobilen Telematik-Systems zur Auftragsdokumentation plante. Das Ziel: Hohe Transparenz bei der Auftragsabwicklung gegenüber den Gesellschaftern. Die Empfehlung der LIS AG: die AIS Advanced InfoData Systems GmbH aus Ulm.
Die AIS GmbH zählt zu den offiziellen Partnern der LIS AG. Die Anbindung der eigenen Lösungen an die Systeme der LIS AG ist Routine. Doch jeder Kunde ist anders und so galt es auch bei der EUROBAUSTOFF, in der Rolle des empfohlenen Telematik-Anbieters zu bestehen.
Maximale Transparenz für die Gesellschafter
Die EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG hat keine klassischen Auftraggeber. Beliefert werden nur Gesellschafter. Kunden, welche die Dienstleistungen des Unternehmens beanspruchen wollen, werden daher zuerst Gesellschafter bei EUROBAUSTOFF. Gegenüber diesen Personen sollte ein Höchstmaß an Transparenz erreicht werden. Die vorhandene Tourenplanung sorgt bereits für optimale Routen. Die Auftragskoordination in der Fuhrparkleitung erfolgt zuverlässig über Systeme der LIS AG. Was jedoch fehlte: Echtzeit-Feedback zu den Aufträgen seitens der eigenen Fahrer und auch beauftragter Spediteure. Statusmeldungen, Liefer-Avis und die Erfassung der Prozesszeiten über mobile Endgeräte - das waren die Anforderungen von EUROBAUSTOFF. Ermöglichen sollte das nun die AIS GmbH mit ihrer Telematik-App AIS-Mobile.
Die Schnittstelle in den Transport
2011 trat Ralf Gräbe als Geschäftsführer des Zentrallagers an die LIS AG heran. Deren Empfehlung zu einer Lösung der AIS GmbH wurde ein Jahr später umgesetzt. Ein Praxistest über mehrere Wochen war für den Anwender dabei nicht nötig. "Wir haben die Vorführung hier gehabt und haben uns entschieden: Machen wir", beschreibt Uwe Vagt den unkomplizierten Entscheidungsprozess, der zur Auftragserteilung im Januar 2012 führte. Ausschlaggebend waren für Gräbe neben der routinierten Zusammenarbeit mit der LIS AG besonders die Möglichkeit der Selbststeuerung zur Planung der eigenen Transporte und die einfache Bedienung der App. Bei EUROBAUSTOFF hatte man klare Vorstellungen darüber, was benötigt war. Zusätzliche Funktionen sollten die Bedienung gar nicht erst komplizierter machen.
Tester: EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG
Interviewpartner: Uwe Vagt, Lagerleitung
Kerngeschäft: Logistische Dienstleistungen für die angeschlossenen
Gesellschafter
Fuhrpark/Personal: 10 Lkw / 100 Mitarbeiter
Wirkungskreis: Norddeutschland
Anforderungsprofil des Anwenders: Der Anwender legte Wert auf eine Lösung, die kompatibel
mit den verschiedensten Smartphone-Modellen ist und sich
von den Fahrern schnell und einfach bedienen lässt.
Ein paar Worte zur Einführung
"Wir hatten schon verschiedene andere Software- und Systemeinführungen. Die Einführung der AIS-Lösung gehört zu denen, die reibungslos verliefen. Das kenne ich auch deutlich anders", so Vagt. In der Anfangszeit mit der Telematik-App ging es daher weniger um die Beseitigung von Fehlern, sondern fast nur um die Anpassung des Systems. Hier wurden einige Features entfernt, die zumindest bei EUROBAUSTOFF einfach nicht benötigt wurden. "Wir wollten uns auf die Basis beschränken und das war auch richtig so", resümiert der Lagerleiter.
Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Bestandteil einer erfolgreichen Einführung sind immer auch die Mitarbeiter, welche zukünftig mit dem System arbeiten müssen. Hier verfolgt Logistiker EUROBAUSTOFF eine klare Linie: So setzt man die Mitarbeiter von vornherein darüber in Kenntnis, welche Systeme eingeführt werden sollen bzw. derzeit geprüft werden. Überrascht wird niemand und laut Uwe Vagt steigert das auch die Akzeptanz im Unternehmen. Zur Einführung gab es dann eine kurze Schulungsphase für die Fahrer im Umgang mit der App. "Danach gab es kaum Rückfragen. Das hat sich auch bei den Subunternehmern gezeigt. Die Grundstruktur der App ist sehr einfach, wodurch man sie schnell erklären kann", so Uwe Vagt. Mit der Telematik-App erhält der Logistikdienstleister nicht nur den Vorteil, Annahmen und Abschlüsse von Aufträgen live dokumentiert zu bekommen, er kann auch wichtige Informationen zur Dauer der Arbeitsschritte wie zum Beispiel der Ladevorgänge einsehen und protokollieren. Der Fahrer macht dabei über die App nur kurze Eingaben, wann der jeweilige Schritt beginnt und wann dieser abgeschlossen ist. Die Zeiten währenddessen und dazwischen werden protokolliert und sind wiederum in der Zentrale verfügbar.
Der digitalisierte Auftragszyklus
Das Lager von EUROBAUSTOFF stellt nicht nur den Ursprungsort des zu transportierenden Gutes dar - hier beginnt auch die Lieferkette im System. Aufträge werden im Lagerverwaltungssystem eingegeben und gesammelt. Diese werden anschließend automatisch an die Tourenplanungssoftware "CATRIN" übergeben. Dort werden die optimalen Touren für alle Fahrzeuge erstellt. Der letzte Schritt ist dann die Übermittlung der Aufträge an die Telematik-App AIS-Mobile und somit direkt zum Fahrer. "Wir haben das so eingestellt, dass jeden Tag um 15 Uhr die Aufträge für den nächsten Tag an die Telematik-App übertragen werden", ergänzt Uwe Vagt. Beginnt nun der Arbeitstag für den Fahrer, startet er den anstehenden Auftrag und dokumentiert mit kurzen Eingaben Zeitpunkte der Abfahrt, Ankunft und Entladung. Liegt bei der Ablieferung beschädigte Ware vor, werden vor Ort auch Fotos über die App gemacht. Diese Schadensdokumentation landet - ebenfalls vernetzt - in wenigen Minuten in der Qualitätssicherung vom Zentrallager zur weiteren Bearbeitung. "Wir gewinnen hier wertvolle Zeit in der Bearbeitung", erklärt Vagt. Zugleich haben die Smartphones, die den Fahrzeugen zugeordnet sind und auf denen AIS-Mobile läuft, auch komplett den Kommunikationsweg übernommen. "Das war nicht immer so", erinnert sich Vagt und spricht die Fahrzeug-Telefone an, die vor der Telematik-App im Einsatz waren. "Diese haben wir komplett abgeschafft. Dadurch haben wir ein aufgeräumtes Cockpit im Fahrzeug. Wir haben keine Telefone als separates Gerät zur Auftragsdokumentation, sondern nur noch ein Smartphone mit der AIS App."
Der Kontakt zu AIS
Eine weitere positive Erfahrung konnte Uwe Vagt beim Support machen: "Ich hatte nie das Gefühl, in einem ,Informationsvakuum' zu sitzen. Wir haben persönliche Ansprechpartner und die Rückmeldungen erfolgen schnell." Ein Vorteil, der sich auch bei der Weiterentwicklung der App zeigt. So war es beim Anwender von Anfang an wichtig, eine Lösung zu haben, die erweitert werden kann. Aktuell arbeitet man daran, die Smartphones als Barcode-Scanner einzusetzen, um die Liefernachweise noch weiter zu verbessern. Auch eine weitergehende digitale Lademittelverwaltung ist im Gespräch. Auf diese Weise sei übrigens auch die Schadensdokumentation entwickelt worden, erzählt Uwe Vagt.
Fazit
Die Einführung von AIS-Mobile war bei der EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG nicht nur zur Bewältigung aktueller Herausforderungen gedacht. "Wir hatten ursprünglich zwei, drei Anwendungsfälle hierfür", berichtet Uwe Vagt und führt aus: "Es war uns wichtig, dass wir überhaupt erstmal ein System haben, mit dem wir uns technologisch weiterentwickeln können. Letztlich legten wir damit den Grundstein, dass wir entwicklungsfähig sind. Durch die gewonnene Transparenz für die Gesellschafter haben sich die telefonischen Rückfragen in der Fuhrparkleitung von Herrn Schlesselmann deutlich reduziert. " Kritik hört man bei Uwe Vagt kaum im Interview und so fasst er auch seine Erfahrungen recht eindeutig abschließend zusammen und bezeichnet die AIS-Telematik als "eines der geschmeidigsten EDV-Projekte", die er im Unternehmen durchführen konnte.
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EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG im Interview zur Telematik-App der AIS GmbHHamburg, 12.09.2016 (pkl).
Die in Sittensen ansässige EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG nutzt seit einigen Jahren das bekannte Speditionssystem "WinSped" und die "CATRIN"-Tourenplanung zur Digitalisierung und Optimierung interner Prozesse - zur vollen Zufriedenheit, wie Lagerleiter Uwe Vagt berichtet. Daher war es auch die LIS AG, als Anbieter von WinSped, um deren Empfehlung man bat, als man die Einführung eines mobilen Telematik-Systems zur Auftragsdokumentation plante. Das Ziel: Hohe Transparenz bei der Auftragsabwicklung gegenüber den Gesellschaftern. Die Empfehlung der LIS AG: die AIS Advanced InfoData Systems GmbH aus Ulm.
Die AIS GmbH zählt zu den offiziellen Partnern der LIS AG. Die Anbindung der eigenen Lösungen an die Systeme der LIS AG ist Routine. Doch jeder Kunde ist anders und so galt es auch bei der EUROBAUSTOFF, in der Rolle des empfohlenen Telematik-Anbieters zu bestehen.
Maximale Transparenz für die Gesellschafter
Die EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG hat keine klassischen Auftraggeber. Beliefert werden nur Gesellschafter. Kunden, welche die Dienstleistungen des Unternehmens beanspruchen wollen, werden daher zuerst Gesellschafter bei EUROBAUSTOFF. Gegenüber diesen Personen sollte ein Höchstmaß an Transparenz erreicht werden. Die vorhandene Tourenplanung sorgt bereits für optimale Routen. Die Auftragskoordination in der Fuhrparkleitung erfolgt zuverlässig über Systeme der LIS AG. Was jedoch fehlte: Echtzeit-Feedback zu den Aufträgen seitens der eigenen Fahrer und auch beauftragter Spediteure. Statusmeldungen, Liefer-Avis und die Erfassung der Prozesszeiten über mobile Endgeräte - das waren die Anforderungen von EUROBAUSTOFF. Ermöglichen sollte das nun die AIS GmbH mit ihrer Telematik-App AIS-Mobile.
Die Schnittstelle in den Transport
2011 trat Ralf Gräbe als Geschäftsführer des Zentrallagers an die LIS AG heran. Deren Empfehlung zu einer Lösung der AIS GmbH wurde ein Jahr später umgesetzt. Ein Praxistest über mehrere Wochen war für den Anwender dabei nicht nötig. "Wir haben die Vorführung hier gehabt und haben uns entschieden: Machen wir", beschreibt Uwe Vagt den unkomplizierten Entscheidungsprozess, der zur Auftragserteilung im Januar 2012 führte. Ausschlaggebend waren für Gräbe neben der routinierten Zusammenarbeit mit der LIS AG besonders die Möglichkeit der Selbststeuerung zur Planung der eigenen Transporte und die einfache Bedienung der App. Bei EUROBAUSTOFF hatte man klare Vorstellungen darüber, was benötigt war. Zusätzliche Funktionen sollten die Bedienung gar nicht erst komplizierter machen.
Tester: EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG
Interviewpartner: Uwe Vagt, Lagerleitung
Kerngeschäft: Logistische Dienstleistungen für die angeschlossenen
Gesellschafter
Fuhrpark/Personal: 10 Lkw / 100 Mitarbeiter
Wirkungskreis: Norddeutschland
Anforderungsprofil des Anwenders: Der Anwender legte Wert auf eine Lösung, die kompatibel
mit den verschiedensten Smartphone-Modellen ist und sich
von den Fahrern schnell und einfach bedienen lässt.
Ein paar Worte zur Einführung
"Wir hatten schon verschiedene andere Software- und Systemeinführungen. Die Einführung der AIS-Lösung gehört zu denen, die reibungslos verliefen. Das kenne ich auch deutlich anders", so Vagt. In der Anfangszeit mit der Telematik-App ging es daher weniger um die Beseitigung von Fehlern, sondern fast nur um die Anpassung des Systems. Hier wurden einige Features entfernt, die zumindest bei EUROBAUSTOFF einfach nicht benötigt wurden. "Wir wollten uns auf die Basis beschränken und das war auch richtig so", resümiert der Lagerleiter.
Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Bestandteil einer erfolgreichen Einführung sind immer auch die Mitarbeiter, welche zukünftig mit dem System arbeiten müssen. Hier verfolgt Logistiker EUROBAUSTOFF eine klare Linie: So setzt man die Mitarbeiter von vornherein darüber in Kenntnis, welche Systeme eingeführt werden sollen bzw. derzeit geprüft werden. Überrascht wird niemand und laut Uwe Vagt steigert das auch die Akzeptanz im Unternehmen. Zur Einführung gab es dann eine kurze Schulungsphase für die Fahrer im Umgang mit der App. "Danach gab es kaum Rückfragen. Das hat sich auch bei den Subunternehmern gezeigt. Die Grundstruktur der App ist sehr einfach, wodurch man sie schnell erklären kann", so Uwe Vagt. Mit der Telematik-App erhält der Logistikdienstleister nicht nur den Vorteil, Annahmen und Abschlüsse von Aufträgen live dokumentiert zu bekommen, er kann auch wichtige Informationen zur Dauer der Arbeitsschritte wie zum Beispiel der Ladevorgänge einsehen und protokollieren. Der Fahrer macht dabei über die App nur kurze Eingaben, wann der jeweilige Schritt beginnt und wann dieser abgeschlossen ist. Die Zeiten währenddessen und dazwischen werden protokolliert und sind wiederum in der Zentrale verfügbar.
Der digitalisierte Auftragszyklus
Das Lager von EUROBAUSTOFF stellt nicht nur den Ursprungsort des zu transportierenden Gutes dar - hier beginnt auch die Lieferkette im System. Aufträge werden im Lagerverwaltungssystem eingegeben und gesammelt. Diese werden anschließend automatisch an die Tourenplanungssoftware "CATRIN" übergeben. Dort werden die optimalen Touren für alle Fahrzeuge erstellt. Der letzte Schritt ist dann die Übermittlung der Aufträge an die Telematik-App AIS-Mobile und somit direkt zum Fahrer. "Wir haben das so eingestellt, dass jeden Tag um 15 Uhr die Aufträge für den nächsten Tag an die Telematik-App übertragen werden", ergänzt Uwe Vagt. Beginnt nun der Arbeitstag für den Fahrer, startet er den anstehenden Auftrag und dokumentiert mit kurzen Eingaben Zeitpunkte der Abfahrt, Ankunft und Entladung. Liegt bei der Ablieferung beschädigte Ware vor, werden vor Ort auch Fotos über die App gemacht. Diese Schadensdokumentation landet - ebenfalls vernetzt - in wenigen Minuten in der Qualitätssicherung vom Zentrallager zur weiteren Bearbeitung. "Wir gewinnen hier wertvolle Zeit in der Bearbeitung", erklärt Vagt. Zugleich haben die Smartphones, die den Fahrzeugen zugeordnet sind und auf denen AIS-Mobile läuft, auch komplett den Kommunikationsweg übernommen. "Das war nicht immer so", erinnert sich Vagt und spricht die Fahrzeug-Telefone an, die vor der Telematik-App im Einsatz waren. "Diese haben wir komplett abgeschafft. Dadurch haben wir ein aufgeräumtes Cockpit im Fahrzeug. Wir haben keine Telefone als separates Gerät zur Auftragsdokumentation, sondern nur noch ein Smartphone mit der AIS App."
Der Kontakt zu AIS
Eine weitere positive Erfahrung konnte Uwe Vagt beim Support machen: "Ich hatte nie das Gefühl, in einem ,Informationsvakuum' zu sitzen. Wir haben persönliche Ansprechpartner und die Rückmeldungen erfolgen schnell." Ein Vorteil, der sich auch bei der Weiterentwicklung der App zeigt. So war es beim Anwender von Anfang an wichtig, eine Lösung zu haben, die erweitert werden kann. Aktuell arbeitet man daran, die Smartphones als Barcode-Scanner einzusetzen, um die Liefernachweise noch weiter zu verbessern. Auch eine weitergehende digitale Lademittelverwaltung ist im Gespräch. Auf diese Weise sei übrigens auch die Schadensdokumentation entwickelt worden, erzählt Uwe Vagt.
Fazit
Die Einführung von AIS-Mobile war bei der EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord GmbH & Co. KG nicht nur zur Bewältigung aktueller Herausforderungen gedacht. "Wir hatten ursprünglich zwei, drei Anwendungsfälle hierfür", berichtet Uwe Vagt und führt aus: "Es war uns wichtig, dass wir überhaupt erstmal ein System haben, mit dem wir uns technologisch weiterentwickeln können. Letztlich legten wir damit den Grundstein, dass wir entwicklungsfähig sind. Durch die gewonnene Transparenz für die Gesellschafter haben sich die telefonischen Rückfragen in der Fuhrparkleitung von Herrn Schlesselmann deutlich reduziert. " Kritik hört man bei Uwe Vagt kaum im Interview und so fasst er auch seine Erfahrungen recht eindeutig abschließend zusammen und bezeichnet die AIS-Telematik als "eines der geschmeidigsten EDV-Projekte", die er im Unternehmen durchführen konnte.
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